Datenschutz in der KI-Telefonie: Diese 5 Regeln gelten jetzt

...Die Nutzung von KI-Telefonassistenten boomt – doch mit der Automatisierung wächst auch der datenschutzrechtliche Handlungsbedarf. Wer Sprach-KI im Kundenkontakt einsetzt, bewegt sich schnell im Spannungsfeld zwischen technischer Innovation und regulatorischer Verantwortung. Besonders im Jahr 2025 gilt: Wer KI-Telefonie einführt, muss die DSGVO aktiv mitdenken – sonst drohen Abmahnungen, Bußgelder und Reputationsschäden.

In diesem Artikel zeigen wir die fünf wichtigsten Datenschutz-Grundsätze für KI-Telefonie 2025 – basierend auf aktuellen Entscheidungen der Aufsichtsbehörden, Best Practices und technischen Standards.

• Einwilligung und Rechtsgrundlage: Transparenz ist Pflicht

Bevor ein KI-System personenbezogene Daten verarbeitet, muss die Verarbeitung rechtlich sauber legitimiert sein. Bei KI-Telefonie ist das meist nur mit einer ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person zulässig – vor allem dann, wenn Sprachdaten gespeichert, transkribiert oder zur Verbesserung des Modells genutzt werden.

Praxis-Tipp: Informiere Gesprächspartner:innen bereits zu Beginn des Anrufs über die Nutzung einer KI, die Art der Datenverarbeitung und die Möglichkeit, jederzeit auf einen Menschen zu wechseln. Idealerweise erfolgt dies automatisiert durch den Voice Agent selbst.

• Kein Mitschnitt ohne triftigen Grund

Viele Unternehmen nutzen KI-Telefonie, um Gespräche automatisiert zu analysieren oder zu transkribieren. Doch Vorsicht: Die Aufzeichnung von Gesprächen ist nur in Ausnahmefällen erlaubt – etwa mit klarer Einwilligung oder bei gesetzlicher Erlaubnis (z. B. bei Finanzdienstleistern zu Dokumentationszwecken).

Best Practice 2025: Verzichte auf Audiospeicherung und setze stattdessen auf Echtzeit-Verarbeitung. Viele moderne Systeme (z. B. Synthflow, Deepgram) bieten Transkription und Intent-Erkennung, ohne den Mitschnitt dauerhaft zu speichern.

• Auftragsverarbeitung: Verträge sind Pflicht

Betreibst du die KI-Telefonie nicht komplett inhouse, sondern nutzt externe Anbieter (z. B. Plattformen wie Parloa, PolyAI oder Synthflow), benötigst du zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Dieser regelt, wie der Anbieter deine Daten verarbeitet, schützt und sichert.

Wichtig: Achte darauf, dass der Anbieter Server in der EU oder zumindest in einem DSGVO-konformen Drittland betreibt – etwa durch Standardvertragsklauseln und zusätzliche technische Maßnahmen (Stichwort: Schrems II).

• Datensparsamkeit & Löschkonzept: Nur was nötig ist

Sprach-KI kann viele Daten erfassen – doch nicht alles, was möglich ist, ist auch erlaubt. Die Grundsätze der Zweckbindung und Datensparsamkeit gelten uneingeschränkt: Verarbeite nur jene Daten, die für den konkreten Use Case nötig sind, und lösche sie regelmäßig nach definierten Fristen.

Tipp für Unternehmen: Erstelle ein konkretes Löschkonzept für Sprach- und Transkriptionsdaten – idealerweise technisch automatisiert. Das zeigt gegenüber Aufsichtsbehörden Transparenz und reduziert Risiken erheblich.

• Betroffenenrechte ernst nehmen – auch bei Voice Agents

Selbst wenn der Kunde mit einem KI-System spricht, gelten sämtliche Betroffenenrechte nach DSGVO. Dazu zählen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit und das Widerspruchsrecht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass auch automatisierte Systeme diese Rechte nicht behindern.

Empfehlung: Weise aktiv auf diese Rechte hin – z. B. in der Begrüßung des KI-Agents oder in der Dokumentation nach Gesprächsende. Wichtig ist, dass der Kontakt zu einer realen Datenschutz-Ansprechperson einfach möglich bleibt.

Fazit: Datenschutz ist keine Bremse – sondern Teil der Qualität KI-Telefonie kann 2025 enorme Effizienzgewinne bringen – aber nur, wenn sie auf einem stabilen datenschutzrechtlichen Fundament steht. Unternehmen, die Voice Agents einsetzen, müssen von Anfang an in Transparenz, Rechtssicherheit und technische Verantwortung investieren. Die gute Nachricht: Wer diese 5 Regeln beachtet, schützt nicht nur sich selbst – sondern schafft auch Vertrauen bei Kund:innen, Partnern und Behörden.

Quellen:

Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Art. 6, 7, 28 Datenschutzkonferenz (DSK): Orientierungshilfe KI und DSGVO, 2023/2024 BayLDA & LfDI BW – Prüfberichte zu KI-Sprachsystemen, 2024 Synthflow.io: Dokumentation & AVV-Richtlinien (2025)